Apa itu Document Management System?
Document Management System atau DMS adalah bagian dari layanan SI-UMPEG yang dirancang untuk mengelola, mengamankan, mendigitalisasi dan dokumen-dokumen kepegawaian berbasis cloud. DMS membantu mengkonversi seluruh dokumen fisik menjadi dokumen digital, berfokus pada proses yang sering kali memakan banyak waktu hingga sering diabaikan atau tidak dipandang sebagai dokumen prioritas yang harus cepat diselesaikan. Dengan menggunakan DMS akan membuat pekerjaan lebih produktif, efektif dan efisien.
Mengapa Harus Menggunakan DMS?
Dengan menggunakan layanan DMS yang dimiliki SI-UMPEG dapat mengatasi permasalahan pengelolaan dokumen-dokumen kepegawaian ataupun organisasi dengan mengkonversi dokumen konvensional menjadi dokumen digital. Pegawai tidak perlu lagi khawatir jika dokumen tertinggal di rumah atau di tempat kerja, karena DMS memungkinkan pegawai dapat mengakses dokumen digital di mana saja dan kapan saja. Pegawai juga dapat dengan mudah melakukan manajemen dokumen mulai dari penguploadan, mengisi meta data, mencari dokumen dan mendownload kembali dokumen yang pernah diupload. Selain itu, DMS juga membuat proses pelayanan menjadi lebih cepat dengan integrasi layanan dengan layanan lainnya, pegawai tidak perlu mengupload ulang ketika ingin digunakan kembali pada layanan lain sehingga menghemat waktu, tenaga, sumber daya dan biaya.
Apa Saja Komponen Penting dalam DMS?
Layanan DMS pada SI-UMPEG sudah memenuhi standar komponen yang ada dalam suatu DMS. Diantara adalah
Metadata
Setiap dokumen yang diupload pegawai memiliki meta data sesuai dengan jenis dokumen mulai dari field apa saja yang record, ukuran file, user yang mengupload, tanggal upload dan lain-lain.
Capturing
Penangkapan dokumen (Capturing) yang dimaksud di sini adalah pemrosesan dokumen fisik dengan cara scanning agar dokumen dapat disimpan dalam format elektronik. Dokumen yang akan diupload kedalam sistem DMS terlebih di lakukan scanning agar dapat disimpan dalam format digital.
Pengindeksan
Proses pengideksan dapat membantu pengguna melacak dokumen digital yang disimpan di dalam DMS. Proses ini sangat penting dalam program DMS. Pasalnya, pengideksan membantu proses penarikan dokumen jadi lebih cepat, efisien, dan akurat.
Penyimpanan
Dokumen yang sudah dalam bentuk digital dapat diupload ke dalam DMS untuk disimpan dalam sebuah wadah khusus (Object Storage) yang managable dan scalable. Dengan menggunakan object storage sebagai media penyimpanan, dokumen menjadi mudah dikelola dan ditingkatkan kapasistas penyimpanan sesuai dengan kebutuhan tanpa perlu takut kehabisan.
Penarikan dan Pencarian
Memudahkan pengguna untuk menemukan dokumen yang dibutuhkan dengan cepat menggunakan kata kunci, metadata, atau filter lainnya.
Keamanan
DMS menyediakan kontrol akses yang ketat, memastikan bahwa hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengakses, mengedit, atau menghapus dokumen. Ini membantu melindungi data sensitif dari akses yang tidak sah.
Integrasi
Sebagian besar layanan yang ada didalam SI-UMPEG dapat diintegrasikan dengan sistem lain termasuk DMS. DMS sendiri menjadi supplier dalam pemenuhan kebutuhan dokumen pendukung pada layanan-layanan SI-UMPEG.
Untuk dapat mengakses layanan DMS, terlebih duhulu melakukan login aplikasi SI-UMPEG. Pada halaman dashboard SI-UMPEG pegawai mengklik menu Layanan kemudian DMS.
Panduan lebih jelasnya bisa di baca disini.
